Шлях

Без пластиковой посуды, с местными продуктами и привлекая представителей сообщества.Как организовать мероприятие устойчиво?

В Минске стартовал новый курс по управлению мероприятиями. Зелёный портал пообщался с организаторами курса, чтобы узнать, чему будут обучать его участников, и как знания об устойчивом подходе помогают переосмыслить старые модели и начать внедрять новые.

В октябре 2020 г в Минском международном образовательном центре имени Йоханнеса Рау (IBB Minsk) в партнерстве с Центром экологических решений и при поддержке МИД Германии стартовал образовательный курс по устойчивому управлению мероприятиями Events for Future.

На протяжении четырех месяцев 25 представителей НГО, коммерческих и государственных организаций будут осваивать принципы устойчивости с учетом социального, экологического и экономического аспекта. Курс проходит в формате смешанного обучения (blended learning) и включает онлайн обучение на специально разработанной платформе, а также семинары в формате офлайн.

Обучение будет проходить при сотрудничестве экспертов общественных организаций и инициатив в сфере устойчивого развития из Беларуси и Германии.

Создатели курса подготовили для участников и практические здания.

Одним из которых станет организация совместного устойчивого мероприятия «Рождественская ярмарка». Запланировано оно на декабрь, и пройдет на территории IBB Minsk.

 

На русском языке мало пишут об экологичных ивентах

Я наблюдал, как проводятся конференции в различных центрах, в том числе в Беларуси, Германии и в других городах. Несмотря на то, что мы много говорим об устойчивом развитии, я заметил, что на мероприятиях есть много вещей, которые устойчивыми не являются, – говорит Ларс Шмидт, эксперт по устойчивому развитию в IBB. – Эти вещи – одноразовая пластиковая посуда и привозные экзотические продукты, которые можно заменить на фермерские; неудачное место для мероприятия, где не учитывается инклюзивность.

Устойчивое развитие предполагает прежде всего целостный или холистический подход, включая экологические, социальные и экономические аспекты. Мы решили уделить этой теме больше внимания, ведь если на немецком языке достаточно материалов по этой теме, то на русском их мало.

Мы поняли, что также важно подключить к курсу людей, которые работают в сфере ивент-индустрии. Поскольку, получив необходимые знания и навыки, они смогут организовать для своих клиентов устойчивые мероприятия.

Сверхзадача курса – это подготовка мультипликаторов. Людей, которые не только обладали бы знаниями, но и прониклись и глубоко погрузились в тему, распространяли бы полученные навыки, – комментирует руководительница программы по экологически дружественному образу жизни Центра экологических решений Дарья Чумакова.

Мы понимаем, что в Беларуси ивент-сфера не так быстро меняется, особенно учитывая последний тяжелый год. Но мы надеемся, что у участников будет возможность пересмотреть свои подходы.

Мультипликатор – от слов приумножать, увеличивать.

Курс проходит в формате смешанного обучения, – поясняет Ларс Шмидт. – Есть учебная платформа, где выложены материалы, разделенные на несколько модулей, туда входят лекции и домашние задания.

Также в рамках курса предусмотрены семинары, где могут принимать участие те, кто остался дома из-за пандемии.  Формат смешанного обучения планировался еще до эпидемии, а сейчас это стало особенно актуально.

 

Устойчивое мероприятие – это не только про экологию

Мы находимся между двух огней, – отмечает Дарья Чумакова. – Запрос со стороны тех, кто проводит мероприятия, не очень сформирован. А места для проведения не могут предложить устойчивые решения.

Зачастую у организаторов есть стандартная схема работы, которая включает формирование пакета участников, раздачу флаеров, программ, листовок, организацию питания, а потом опрос через бумажную анкету.

Задача нашего курса заключается в том, чтобы помочь людям задуматься, нужно ли это всё. Ведь можно пропустить стандартные подходы через фильтр устойчивости и многие вещи сделать иначе.

Когда мы спросили у участников про аспекты устойчивости, большинство из них упоминали только экологические аспекты. В то время как холистический подход предусматривает учёт трёх аспектов: социального, экономического и экологического.

Например, возьмём поиск и оценку заинтересованных сторон – так называемых стейкхолдеров. Если мероприятие проходит в регионе вблизи заповедника, то важно включить местное население и людей, которые работают на этой территории. Странно было бы не спросить их мнение: на мероприятии могут обсуждаться вещи, которые не будут способствовать развитию этого региона или наоборот.

Другой пример – поставщики. При покупки призов для участников важно задаться вопросом, где был произведен товар. Товар из Китая – это не про устойчивость. Разумнее выбрать местных мастеров, отследить цепочку поставок, узнать, какие материалы используются, кто изготавливает товар. И таким образом выполнить не только экологическую функцию, но также экономическую и социальную.

Трансфер участников может обеспечить крупная или же маленькая компания, которая заботится о стандартах труда.

Что касается социального аспекта, то можно создать возможности для родителей, у которых маленькие дети – организовать детский уголок, предоставить участникам возможность воспользоваться услугами няни. Так мы помогаем не только родителям, но и учим ребенка, показывая пример общества, где учитываются интересы большинства.

И так можно рассмотреть практически любой аспект.

Работать в онлайне может быть тяжело

В связи с пандемией стало активно использоваться онлайн-обучение и онлайн-конференции, что является более устойчивым. Может ли такая форма закрепиться в будущем?

– Как человек, который работает над модулем по коммуникациям в нашем курсе, я бы хотела отметить, что онлайн формат не всегда может стать альтернативой. Из-за пандемии многие компании ушли в онлайн-формат, но исследования говорят о том, что люди хотят общаться вживую, – говорит Татьяна Кнотько, специалист по связям с общественностью в IBB.

Последний наш семинар мы проводили в Гомеле в гибридном формате. Мы предложили участникам возможность участвовать офлайн и онлайн. Люди были очень рады возможности встретиться вживую.

Возможно, станут более распространены совмещенные форматы.

Наш семинар также показал, что как для многих участников, так и для организаторов постоянно работать в онлайн-формате может быть довольно тяжело.

 

Как выбрать место проведения?

– Выбор помещения для проведения мероприятия является одним из самых трудных вопросов для организаторов в Беларуси, – говорит Дарья. – Поскольку доступных не так много. Важно определиться с географией участников и проводить мероприятие там, где находится большинство. Важно выбирать место, куда участникам будет легко добраться на общественном транспорте, где есть парковка для автомобилей.

Тип мероприятия может влиять на выбор места. Если это конференция, куда участники приезжают и уезжают, то целесообразно помещение либо в центре города, либо в хорошей транспортной доступности.

Если же это закрытый семинар на несколько дней, где количество участников ограничено и все приходят и уходят в одно время, то имеет смысл организовать все за городом. В этом случае можно продумать трансфер для всех участников, выбрать агроусадьбу для проведения мероприятия. Таким образом поддержать местный бизнес и фермеров, купив у них продукты.

Еще один аспект – культурный, когда есть возможность глубже познакомить участников с культурой страны или региона.

И, конечно, немаловажно учитывать близость природы.

Даже выбирая помещения в городе, можно предусмотреть наличие поблизости зеленой зоны или террасы, где участники могли бы отдохнуть и подышать свежим воздухом.

И в реальности таких аспектов много. Организатор, который заботится об устойчивости и комфорте участников, должен будет их все проанализировать. Это может быть не просто, но в последствии может иметь значительный эффект.

 

Казусы: как воду из пластиковых бутылок перелили в стеклянные кувшины

– Какие риски могут возникнуть у организаторов, при проведении устойчивого мероприятия. И как это предотвратить?

Организатором порой невозможно проследить за всем, – поясняет Ларс Шмидт. – А ивент-индустрия не может не удовлетворить вас запрос на определенную услугу, потому что это дорого или у них нет такой возможности.

Приведу простой пример: организация запросила воду для участников не в пластмассовых бутылках, а в кувшинах. В результате оказалось, что ресторан наливал воду в кувшины из пластмассовых бутылок. Такой казус произошел из-за недопонимания, потому что работники ресторана решили, что проблема была в неудобстве бутылок. А не в том, что такое решение не является устойчивым.

 

Теперь сахар в сахарнице - это нормально

Как вы считаете, сможет ли запрос организаторов на новые более устойчивые форматы проведения мероприятий повлечь создание новых предложений на рынке ивент-услуг?

Конечно же, да, – комментирует Дарья. – И на это мы также делали ставку, когда организовывали курс – спрос порождает предложение. Но даже сейчас, анализируя свой многолетний опыт проведения и организации мероприятий, я вижу, что произошли изменения.

И если раньше, когда мы просили предоставить, например, сахар в сахарницах, то могли столкнуться с непониманием.

Сейчас даже организаторы, которые не знакомы с повесткой, готовы предложить альтернативные решения. И пусть небольшими шагами, но индустрия начинает двигаться в сторону устойчивости. Появляются новые предложения и решения.

 

"Мы получили 192 заявки на 20 мест и взяли на курс немного больше людей"

– Насколько организации сейчас заинтересованы в вашем обучающем курсе, в получении новых знаний?

Мы объявили о приеме заявок на участие в курсе в непростое время и были некоторые опасения, – отмечает Татьяна Кнотько. – В результате мы получили 192 заявки на 20 мест и взяли на курс немного больше людей, чем планировали. Интерес был у представителей разных сфер – государственной, особенно у образовательных учреждений, и НГО.

И то, что наши участники пришли из разных областей, позволит им делиться своим опытом и затем внедрять его там, где они работают. У нас есть и представители отеля, и работники школ, и НГО, которые работаю с разными категориями людей – с пожилыми людьми, с молодежью. Поэтому мы надеемся на широкий охват, чтобы мультипликаторы, были в разных сферах.

Начинать новое или перестраивать старое может быть не всегда просто. Путь к устойчивости может достигаться методом проб и ошибок, когда не все получается с первого раза.

В любом случае не нужно расстраиваться, если что-то не получается, потому что можно продвигаться к цели постепенно. Важно начинать с чего-то небольшого, например пластиковых бутылок и стаканчиков. И так продолжать искать подходы, шаг за шагом, чтобы через несколько лет прийти к тому, чтобы мероприятие было устойчивым по большинству критериев. И если что-то не получается с первого раза – не расстраиваться и работать дальше, – советует Ларс Шмидт.

Я бы посоветовала говорить друг с другом, – продолжает Дарья. – Строить диалог с организаторами, членами команды, поставщиками, донорами, местными жителями. Потому что мы не знаем наверняка, что они думают по поводу мероприятия, что им интересно и чтобы им хотелось бы. Также важно говорить с участниками мероприятия.

Мы зачастую решаем, какую повестку им предложить, делаем мероприятие для них, но не спрашивая их об этом. Выстроенная коммуникация и диалог могут помочь сделать мероприятие устойчивым и понять, с чего начать, что больше актуально для вашей целевой группы и для тех, кто рядом с вами. Поэтому говорить друг с другом очень важно.

В следующем году организаторы планируют сделать обучающую платформу открытой, чтобы материалы стали доступны для всех, кто хочет учиться и начинать что-то менять. Помимо курса Дарья Чумакова, при поддержке центра IBB, разработала краткое руководство по устойчивой организации мероприятий. Скачать его можно по ссылке.


ІНШЫЯ НАВІНЫ РУБРЫКІ

Падзяліцца: 01.12.2020

Перадрук матэрыялаў магчымы пры абавязковай наяўнасці зваротнай і актыўнай гіперспасылкі.